Intro: Staffel Buchhaltung
Dauer: 0:39
Buchhaltung in Deutschland
Dauer: 9:49
Buchhaltung in Lexware
Dauer: 4:21
Abschreibungen
Dauer: 7:02
Wahlrecht bei Computer & Co
Dauer: 5:46
Sonderabschreibung
Dauer: 2:45
Poolabschreibungen & GWG
Dauer: 3:19
Außerplanmäßige Abschreibungen
Dauer: 2:21
Andere Abschreibungs-Methoden
Dauer: 2:42
Abschreibungsgut nicht in AfA Tabelle?
Dauer: 2:53
EÜR
Dauer: 3:51
Kontorahmen
Dauer: 4:51
GUV
Dauer: 2:26
Bewirtungsbelege
Dauer: 5:07
Eigenbelege
Dauer: 3:53
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Schreib gerne ein Kommentar auf YouTube und wir nehmen es für unsere kommenden Videos auf!
In diesem Main-Kapitel bekommst du einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Buchhaltungs-Basics, die du für dein Start-Up brauchst.
Zu konkreten Themen haben wir einzelne Mini's und Mikro's gemacht, in denen wir ins Detail gehen - hier gibt’s erstmal nur den Überblick.
Buchhaltung heißt: Du erfasst alle Geld-Ein- und Ausgänge deiner Firma.
Du solltest direkt nach der Gründung dein Geschäftskonto mit deinem Buchhaltungsprogramm verbinden – zum Beispiel mit Lexware. So sparst du dir später viel Stress.
Als Firma musst du ganz genau nachweisen, woher dein Geld kommt und wofür du es ausgibst. Das heißt: Jeder Cent, der aufs Firmenkonto kommt oder runtergeht, braucht einen passenden Beleg.
Also ist der nächste Schritt: alle Transaktionen den richtigen Belegen zuordnen.
Geldeingänge sind relativ einfach - als Firma schreibst du ja eine Rechnung und dann überweist dir jemand Geld.
Den Geldeingang musst du dann der Rechnung zuordnen - sowas macht Lexware auch automatisch.
Aber: Manchmal bekommst du Geld, ohne dass du vorher eine Rechnung geschrieben hast – zum Beispiel bei Rückerstattungen oder Zinsen. Diese Fälle musst du extra kennzeichnen und richtig kategorisieren.
Für diese Fälle haben wir Mini-Videos vorbereitet.
Geldausgänge funktionieren ähnlich - Du kaufst was fürs Unternehmen, das Geld wird abgebucht, und du bekommst - hoffentlich - eine Rechnung dazu. Die Rechnung ordnest du dann der Abbuchung zu.
Jede Buchung ein Beleg
Manchmal musst du die Rechnung aber erst von der Einkaufs-Plattform herunterladen oder beim Verkäufer nachfragen.
Kaufst du im Laden vor Ort, scannst du einfach den Kassenzettel ein – dafür ist eine Buchhaltungs-App mit Scan-Funktion (z.B. von Lexware) praktisch.
Tipp: Bei Geschäftsessen immer nach einem „Bewirtungsbeleg“ fragen!
Ohne Beleg gibt’s Ärger mit dem Finanzamt.
Im Notfall kannst du einen Eigenbeleg schreiben – aber das mögen die Prüfer nicht besonders. Auch dazu haben wir ein eigenes Mini-Video.
Gehen wir davon aus, dass du vorbildlich alle Belege für deine Geldausgänge gesammelt hast. Im nächsten Schritt musst du diese Belege „erfassen“. Dafür ziehst du den Beleg einfach in das Programm.
Die meisten Programme erkennen schon viele Daten automatisch, aber du solltest trotzdem wissen, was die einzelnen Felder bedeuten – denn du bist dafür verantwortlich, dass alles stimmt.
Hier der Schnell-Check:
Erstmal der Lieferant. Das ist der Mensch oder die Firma — die dir die Rechnung stellt.
Dann kannst du zwischen Ausgabe und Ausgabenminderung wählen. Ausgabenminderungen sind nur Rückerstattungen - also wenn du Geld zurückbekommst.
Die Belegnummer. Die steht in der Regel als Bestell-, Rechnungs- oder Auftragsnummer in deinem Beleg.
Das Belegdatum - steht auch auf dem Beleg.
Das Fälligkeitsdatum - ist auch auf dem Beleg.
Wenn da „sofort“ steht, dann ist das Datum gleich dem Belegdatum.
Steht da „7 Tage“, rechnest du’s einfach aus.
Die Beschreibung - ist optional, aber praktisch. Schreib einfach kurz rein, was du gekauft hast. Dadurch kannst du später schnell nachvollziehen, was du gekauft hast. Falls du dich das mal fragst - oder das Finanzamt kommt.
Jetzt musst du kategorisieren, z.B. Materialeinkauf, Büroeinrichtung oder Porto. Lexware macht zwar Vorschläge, aber check das nochmal – die richtige Kategorie ist wichtig!
Zum Schluss wählst du noch aus, ob der Beleg schon bezahlt ist, oder ob du den Betrag noch überweisen willst.
Falls er schon bezahlt ist, einfach abspeichern.
Falls du aber noch zahlen musst, bereitet dir Lexware die Überweisung vor.
Wenn du ein "Anlagegut" kaufst, z.B. einen höhenverstellbaren Schreibtisch, musst du ihn abschreiben.
Das machst du, weil das Gut über Zeit an Wert verliert, und das musst du in deiner Buchhaltung festhalten. Achte auf Abschreibungen, damit du deinen Unternehmenswert richtig darstellst - und damit dich das Finanzamt ✨richtig✨ besteuert.
Alles über der aktuellen GWG-Grenze musst du abschreiben. In Deutschland liegt die GWG-Grenze in 2025 bei 800 € netto.
Um jetzt das Anlagegut, also z.B. den neu gekauften Tisch, in deiner Buchhaltung festzuhalten, musst du - wie eben erklärt - den Beleg erstmal erfassen.
Lexware erkennt dann automatisch das Anlagegut und sagt dir, dass eine Abschreibung nötig ist.
Jetzt kannst du das Abschreibungs-Menü öffnen - hier wird alles automatisch ausgerechnet.
Du musst nur noch die passende Kategorie und Nutzungsdauer auswählen - und bist fertig.Wie du das auswählst und welche Spielräume du hast, erklären wir in einer ganzen Reihe an Videos zum Thema „Abschreibungen“. ;)
Bisher sind wir davon ausgegangen, dass du ein Bankkonto nutzt. Aber vielleicht hast du auch noch eine klassische Bargeldkasse.
Bargeld ist beim Finanzamt ein heikles Thema – da gelten extra Regeln, weil’s schwerer nachvollziehbar ist.
Wenn du’s vermeiden kannst, arbeite lieber komplett über dein Bankkonto. Das macht die Buchhaltung viel einfacher.
Neben Bank und Kasse gibt’s in Lexware den Belege-Tab.
Hier hast du alle Belege auf einen Blick und siehst direkt, welche Geld-Ein- und -Ausgänge schon zugeordnet sind. Du kannst hier auch Angebote und Rechnungen erstellen.
Als B2B-Unternehmen musst du E-Rechnungen ausstellen. Das macht Lexware automatisch!
Jetzt weißt du:
Wie du deine Geldeingänge mit deinen Rechnungen verknüpfst
Wie man die Geldausgänge mit passenden Belegen verbindet
Und wie die Anlagegüter abgeschrieben werden
Diese Zuordnungen solltest du immer möglichst zeitnah machen – spätestens innerhalb von zehn Tagen. Dann hast du selbst immer den Überblick und das Finanzamt freut sich auch.
Viele Gründungsteams machen die Belegzuordnung am Anfang selbst. Erstens spart man sich so die Steuerberatung, zweitens weißt du immer genau, wo dein Geld bleibt.
Sind alle Belege sauber zugeordnet, übernimmt Lexware den Rest im Hintergrund. Vielleicht hast du schon mal von „Buchungssätzen“ oder „doppelter Buchführung“ gehört – das läuft alles automatisch, du kannst es aber in der „Konten-“ oder „Buchungsübersicht“ nachvollziehen. Es lohnt sich, grob zu verstehen, was da passiert – dazu machen wir noch eigene Videos.
Die Belegzuordnung ist die Basis für deinen Jahresabschluss und deine Steuererklärung. Hier kommt der Überblick:
Lexware erstellt dir laufend eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Für dich als Geschäftsführung ist das meistens das Spannendste: Hier siehst du, wie’s finanziell läuft.
Spätestens zum Jahresende brauchst du diese Zahlen für den Jahresabschluss. Im Jahresabschluss fasst du alle Werte zusammen – und darauf basierend zahlst du dann deine Steuern.
Wenn du z.B. eine UG oder GmbH hast, musst du für den Jahresabschluss auch eine Bilanz und eine Inventur machen. Was das genau ist und wie das funktioniert, erklären wir dir in der nächsten Staffel des Crashkurses.
Die meisten Start-ups geben diesen ganzen Teil übrigens an eine Steuerberatung ab.
Unter „ELSTER“ wird deine Umsatzsteuer-Zahllast ausgerechnet. Je nach Größe deiner Firma musst du monatlich, quartalsweise oder jährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung machen.
Die Rechnung ist einfach: Umsatzsteuer, die du auf deinen Rechnungen eingenommen hast, MINUS Umsatzsteuer, die du selbst bezahlt hast. Je nachdem bekommst du was zurück oder musst was abgeben.
Im ELSTER-Tab hast du alles im Blick und kannst die Meldung mit einem Klick ans Finanzamt schicken.
Sobald du europa- oder weltweit verkaufst, wird’s mit der Umsatzsteuer etwas komplizierter – dazu gibt’s dann weitere Videos.
Das war der Überblick über alles, was du als Start-Up Geschäftsführung über Buchhaltung wissen musst. Du kannst die ganze Arbeit an eine Steuerberatung auslagern und sparst Zeit – oder du machst es selbst und sparst Geld.
Egal wie viel du an eine Steuerberatung auslagerst - die Grundlagen solltest du auf jeden Fall verstehen und stets einen Überblick über deine Finanzen haben, denn am Ende haftest du als Geschäftsführung.
Wir danken Lexware Office für das Sponsoring dieser Staffel.
Falls Du noch Fragen oder Feedback hast, kommentier' sie gerne unter unserem YouTube Video.
